Nachweisgesetz: Und es geht doch! – Jetzt endlich nur noch Textform nötig!

Im Rahmen des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV) sind einige bürokratieentlastende Neuerungen für Arbeitgeber vorgesehen. Die Ampelkoalition plant weitere Maßnahmen zum Bürokratieabbau durch die Einführung der Textform anstelle der Schriftform im Nachweisgesetz. Danach soll der Arbeitgeber nicht mehr verpflichtet sein, Arbeitsvertragsbedingungen schriftlich im Sinne des § 126 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) niederzulegen. Auch die bisher geltende Schriftform für Arbeitnehmerüberlassungsverträge soll durch die Textform ersetzt werden.

Hintergrund:

Bisher sieht das Nachweisgesetz vor, dass der Arbeitnehmer schriftlich über die wesentlichen Vertragsbestandteile informiert werden muss. Die Bedingungen müssen vom Arbeitgeber schriftlich niedergelegt, eigenhändig unterschrieben und dem Arbeitnehmer ausgehändigt werden. Dies gilt unabhängig von der Form des Arbeitsvertrages. Dieser kann nach geltendem Recht formlos, z.B. per E-Mail, abgeschlossen werden. Zu beachten sind allerdings stets besondere Schriftformerfordernisse, wie z.B. für Befristungsabreden nach § 14 Abs. 4 TzBfG. Fehlt es an solchen besonderen Schriftformanforderungen, müssen nach geltendem Recht lediglich die wesentlichen Bedingungen des Arbeitsverhältnisses innerhalb bestimmter Fristen nach Vertragsschluss schriftlich niedergelegt werden. Hierzu gehören u.a. die vereinbarte Arbeitszeit, der Zeitpunkt der Beendigung des Arbeitsverhältnisses bei befristeten Arbeitsverhältnissen, die Möglichkeit und die Voraussetzungen der Anordnung von Überstunden, die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Überstundenvergütung, Zuschläge, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie sonstige Bestandteile des Arbeitsentgelts.

Die strenge Schriftform führt zu einem hohen bürokratischen Aufwand in den Unternehmen und wurde daher von der Wirtschaft stark kritisiert. Zudem gingen die Anforderungen des Nachweisgesetzes über die das Gesetz umsetzende EU-Arbeitsbedingungen-Richtlinie 2019/1152 hinaus, die grundsätzlich nur einen Nachweis in Textform verlangt. Die Bundesregierung hat sich nun der Anpassung des Gesetzes angenommen und am 13. März 2024 einen Regierungsentwurf vorgelegt. Dieser sah eine Erleichterung der Schriftform vor. Der Nachweis wesentlicher Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses sollte danach auch in elektronischer Form im Sinne des § 126a BGB erfolgen können. Die zur Wahrung der elektronischen Form des § 126a BGB erforderliche qualifizierte elektronische Signatur hätte aber wegen des damit immer noch verbundenen erheblichen bürokratischen Aufwands eine zu geringe Entlastung für die Unternehmen bedeutet.

Bundesjustizminister Buschmann hat nun aber mit Schreiben vom 21. März mitgeteilt, dass hieran nicht festgehalten werden soll. Man habe sich darauf verständigt, den für die Praxis einfacheren Weg über die Textform des § 126b BGB zu gehen.

Neuerungen:

Konkret soll nach der Änderung des Nachweisgesetzes der Nachweis wesentlicher Bedingungen des Arbeitsverhältnisses künftig in Textform möglich sein. Die Textform setzt voraus, dass eine lesbare Erklärung unter Angabe der Person des Erklärenden auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben und dem Empfänger zugegangen ist. Dies umfasst sowohl Papierdokumente als auch elektronische Dokumente (z.B. Speicherung auf der Festplatte des Computers). Sofern die Datei elektronisch zur Verfügung gestellt wird, muss der Empfänger, hier der Arbeitnehmer, die Möglichkeit haben, diese für einen angemessenen Zeitraum zu speichern. Hierfür ist es grundsätzlich ausreichend, wenn die Erklärung per E-Mail übermittelt wird, die der Arbeitnehmer auf seinem Rechner speichern und ausdrucken kann.

Nur auf Verlangen der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer soll der Arbeitgeber verpflichtet sein, ihnen einen schriftlichen Nachweis zu erteilen, der den Anforderungen der Schriftform (§ 126 BGB, eigenhändige Unterschrift) genügt.

Eine Ausnahme von diesem Grundsatz soll für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer gelten, die in einem Wirtschaftsbereich oder Wirtschaftszweig nach § 2a Abs. 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes tätig sind. Hier soll es bei der Schriftform für den Nachweis bleiben.

Auch das Schriftformerfordernis für Überlassungsverträge zwischen Verleiher und Entleiher nach § 12 Abs. 1 Satz 1 des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes (AÜG) soll durch die Textform ersetzt werden. Damit soll der Vertragsschluss weiter erleichtert und Aufwand und Kosten sowohl für den Verleiher als auch für den Entleiher reduziert werden. Entsprechende Verträge könnten damit künftig auch per E-Mail geschlossen werden, was insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen eine große Erleichterung darstelle, so Bundesminister Buschmann in seinem Schreiben vom 21. März 2024.

Fazit:

Die bisherige strenge Schriftform für die Kommunikation der wesentlichen Vertragsbestandteile führte zu einem erhöhten administrativen Aufwand, der von Wirtschaftsvertretern stark kritisiert wurde. Die Bundesregierung reagierte darauf, indem sie Änderungen am Nachweisgesetz vorschlug, die eine Erleichterung der Formvorschriften vorsahen. Insbesondere die Vereinfachung durch die Textform wird von vielen Seiten als positiv bewertet.

Die geplanten Gesetzesänderungen sind zwar noch nicht endgültig beschlossen und müssen noch den parlamentarischen Prozess durchlaufen. Die Aussage des Bundesjustizministers Buschmann lässt jedoch darauf schließen, dass die Pläne entsprechend umgesetzt werden. Auch die Abgeordneten der Koalitionsfraktionen sowie das BMAS haben dem Vorhaben bereits zugestimmt. Arbeitgeber können sich damit sowohl auf eine Erleichterung bei dem Nachweis für die wesentlichen Vertragsbedingungen als auch bei Arbeitnehmerüberlassungsverträgen freuen.

Zu den Anforderungen des Nachweisgesetzes haben wir Sie bereits am 13.06.2022 informiert : Neues Nachweisgesetz ab August 2022 erwartet – Achtung: Bußgelder! Was Arbeitgeber jetzt wissen müssen – MEYER-KÖRING Rechtsanwälte | Steuerberater (meyer-koering.de)

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11. April 2024

Autorin: Ebba Herfs-Röttgen, Partnerin Fachanwältin für Arbeitsrecht