Teilnehmer Onlineberatung per Video- bzw. Textchat

Für Teilnehmerinnen und Teilnehmer unserer Onlineberatung per Video- bzw. Textchat möchten wir im Folgenden gerne einige Hinweise zur Verarbeitung und dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten geben.

Die nachfolgenden Hinweise informieren nur über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns, wenn sie an einer Onlineberatung per Video- bzw. Textchat teilnehmen.

I. Allgemeine Bestimmungen

Wir nutzen zur Durchführung unserer Kommunikation in Form von Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und Webinaren (nachfolgend: „Online-Meetings“), die Software „Zoom“. Anbieter der Software ist die Zoom Video Communications, Inc., 55 Almaden Blvd, Suite 600, San Jose, USA.

II. Verantwortlicher

Verantwortliche Stelle für die Webseite und die damit verbundene Datenverarbeitung ist

MEYER-KÖRING Rechtsanwälte Steuerberater Partnerschaftsgesellschaft mbB
Oxfordstraße 21
D-53111 Bonn
Tel.: +49 228 72636-0
E-Mail: datenschutz@meyer-koering.de

III. Ansprechpartner

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

Two Towers Consulting GmbH & Co. KG
Meyer-Köring Datenschutzbeauftragter
Hohenzollernring 51
50672 Köln
Tel.: +49 221 92609988
E-Mail: datenschutz.ext@two-towers.eu

IV. Zwecke der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt lediglich zu folgenden Zwecken:

• Ordnungsgemäße Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Online-Meetings,
• Einladung zum Online-Meeting,
• Für Ihre Anmeldung zum Online-Meeting,
• Um Ihnen einen Zugangslink und ggf. einen Raumzugangscode für das Online-Meeting übermitteln zu können
• Zur weiteren Korrespondent/Kommunikation in Hinblick auf das Online-Meeting mit Ihnen
• Nutzung des Online-Meetings,
• Kommunikation mit dem Organisator und ggf. weiteren Teilnehmenden (je nach Art und Umfang per Sprach-, Video- oder Textchat)

Die Verarbeitung der Daten erfolgt ggf. auch, um Sie als unseren Mandanten identifizieren zu können; um Sie angemessen anwaltlich beraten und vertreten zu können; zur Korrespondenz mit Ihnen; zur Rechnungstellung; zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie. Diese Daten erheben wir in der Regel direkt bei Ihnen oder über öffentlich verfügbare Quellen, z. B. im Internet.

Etwas anderes gilt nur, soweit dies im Folgenden ausdrücklich anderes benannt ist.

V. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung erfolgt

• zur Erfüllung einer mit Ihnen geschlossenen Vereinbarung und ist insofern nach Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO zur Durchführung dieser Vereinbarung (einschließlich ihrer Anbahnung und Abwicklung) und zur Erfüllung der beiderseitigen Verpflichtungen hieraus erforderlich;
• im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses nach Art. 88 Abs 1 DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG zur Durchführung einer mit Ihnen geschlossenen Vereinbarung (einschließlich ihrer Anbahnung und Abwicklung) und ist zur Erfüllung der beiderseitigen Verpflichtungen daraus erforderlich
• soweit eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, soweit Sie im Rahmen der Teilnahme am Online-Meeting freiwillig nicht erforderliche Angaben machen, nicht erforderliche Funktionen nutzen oder der Aufnahme und/oder Speicherung von Daten zugestimmt haben.

Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen, werden wir Ihnen das vor Beginn mitteilen und soweit dies erforderlich ist Sie um eine Zustimmung in die Aufzeichnung bitten. Sollten Sie dies nicht wünschen, können Sie das „Online-Meeting“ verlassen.

VI. Kategorien personenbezogener Daten

Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene personenbezogene Daten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Zur Erfüllung der unter Ziff. IV. dieser Erklärung beschriebenen Zwecke verarbeiten wir folgende Kategorien von personenbezogenen Daten von Ihnen:

1. Im Vorfeld des Online-Meetings

• Titel (optional),
• Anrede,
• Vorname,
• Nachname,
• Unternehmen, Abteilung, Position,
• Eine gültige E-Mail-Adresse
• Telefonnummer

2. Zu Beginn und während des Online-Meetings

• Angaben zum Benutzer wie z. B. Vorname, Nachname, Telefonnummer (optional), E-Mail-Adresse (optional), Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional);
• Meeting-Metadaten wie z.B. Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen;
• Bei Aufzeichnungen (optional) können alle Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen und Textdateien des Online-Meeting-Chats verarbeitet werden;
• Bei Einwahl mit dem Telefon werden Angaben zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit verarbeitet. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden;
• Sie haben ggf. die Möglichkeit (optional), in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Die von Ihnen gemachten Texteingaben werden verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen, werden wir Ihnen das vor Beginn mitteilen und soweit dies erforderlich ist Sie um eine Zustimmung in die Aufzeichnung bitten.

VII. Dauer der Verarbeitung

Ihre im Vorfeld und während der Durchführung des Online-Meetings von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden von uns nach dessen Beendigung gelöscht, es sei denn, wir benötigen diese zur weiteren Kommunikation in Hinblick auf das Online-Meeting.

Ausgenommen hiervon bleibt eine aufgrund unseres Beschäftigungsverhältnisses, unserer Mandats- oder sonstigen Geschäftsbeziehung oder anderweitigen Vereinbarung erforderliche Verarbeitung.

VIII. Weitergabe von Daten an Dritte

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte findet nur statt, soweit Sie dazu nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO Ihre Einwilligung erteilt haben. In Ausnahmefällen kann eine Weitergabe Ihrer Daten auch aufgrund unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO erforderlich werden, wenn und sofern nicht Ihre Interessen, Grundfreiheiten oder Grundrechte entgegenstehen. Nicht ausgeschlossen werden kann aber, dass sich US-amerikanische Ermittlungsbehörden auf Grundlage des US-amerikanischen Rechts Daten, die zur Sitzung durch den Anbieter Microsoft gespeichert und noch nicht gelöscht wurden, beschaffen können.

Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages (Art. 28 DSGVO), mit „Zoom“ vorgesehen ist. Insbesondere fällt darunter der Zweck der Bereitstellung, Optimierung und Absicherung des Dienstes. Ihre angegebenen Teilnahmeinformationen werden zum Zweck der Identifizierung im „Online-Meeting“ verwendet. „Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland (außerhalb der EU und des EWR) statt. Als Schutzmaßnahmen haben wir die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 und 3 DSGVO) abgeschlossen sowie unsere Zoom-Konfiguration so vorgenommen, dass für die Durchführung von „Online-Meetings“ nur Rechenzentren in der EU, oder in anderen sicheren Drittstaaten (z.B. durch Angemessenheitsbeschluss gemäß Art. 45 DSGVO) genutzt werden. Jedoch können wir nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU / des EWR befinden, was insbesondere dann der Fall sein kann, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meetings“ in einem Drittland aufhalten. Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.

In dem Umfang, in dem „Zoom“ personenbezogene Daten in Verbindung mit den legitimen Geschäftsvorgängen von „Zoom“ verarbeitet, ist „Zoom“ unabhängiger Datenverantwortlicher für diese Nutzung und als solcher verantwortlich für die Einhaltung geltender Gesetze und Verpflichtungen eines Verantwortlichen. Wenn Sie die sonstigen Webseiten des Anbieters besuchen oder die Anwendung des Anbieters auf ihrem Gerät installieren, richtet sich die Verarbeitung personenbezogener Daten ausschließlich nach den Datenschutzbestimmungen des Anbieters. Weitere Informationen zu „Zoom“ finden Sie unter: https://explore.zoom.us/de/privacy/.“

IX. Ihre Rechte

Auf Anfrage erteilen wir Ihnen entsprechend den gesetzlichen Anforderungen unentgeltlich Auskunft über den Stand der über Sie erhobenen personenbezogenen Daten sowie über die weitere Verarbeitung dieser Daten. Beispielsweise berichtigen, sperren oder löschen wir Ihre personenbezogenen Daten teilweise oder ganz nach den gesetzlichen Anforderungen:

1. Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Mit dem Recht auf Auskunft erhalten Sie Einsicht in die Sie betreffenden Daten bzw. deren Kategorien und einige andere wichtige Kriterien, wie beispielsweise die Verarbeitungszwecke oder die Dauer der Speicherung. Bitte beachten Sie, dass Ihr Auskunftsrecht unter bestimmten Umständen gemäß den gesetzlichen Vorschriften (z.B. § 34 BDSG) eingeschränkt sein kann.

2. Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sollten die Sie betreffenden Daten nicht – oder nicht mehr – zutreffend sein, können Sie unter den Voraussetzungen des Art. 16 DSGVO eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.

3. Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie können unter den Bedingungen des Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung kann z.B. dadurch eingeschränkt sein, dass wir die Daten zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten noch benötigen. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten öffentlich gemacht haben, steht Ihnen ggf. auch ein „Recht auf Vergessenwerden“ zu. Sie können verhältnismäßige Maßnahmen dahingehend verlangen, dass wir andere Verantwortliche über Ihr Löschungsverlangen informieren. Bitte beachten Sie, dass Ihr Recht auf Löschung unter bestimmten Umständen gemäß den gesetzlichen Vorschriften (z.B. § 35 BDSG) eingeschränkt sein kann.

4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Unter den Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO können Sie die Einschränkung der Verarbeitung verlangen. Wir markieren Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten mit dem Ziel, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken. Auf dieses Recht können Sie sich z.B. in der Prüfungsphase anderer Rechtewahrnehmungen beziehen.

5. Recht auf Unterrichtung (Art. 19 DSGVO)

Im Falle einer Rechtewahrnehmung teilen wir allen Empfängern unter den Voraussetzungen des Art. 19 DSGVO die Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung mit. Auf Verlangen unterrichten wir Sie über diese Empfänger.

6. Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben einen Anspruch darauf, unter den Bedingungen des Art. 20 DSGVO die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format von uns zu erhalten. Daneben können sie eine direkte Weiterleitung an einen anderen Verantwortlichen verlangen, sofern dieses technisch machbar ist.

7. Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, in einer besonderen Situation der weiteren Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. e) oder f) DSGVO zu widersprechen. Wir stellen die Verarbeitung ein, sofern nicht eine gesetzliche Ausnahme greift. So dürfen wir die Verarbeitung fortsetzen, wenn z.B. zwingende schutzwürdige Gründe vorliegen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sie können sich mit einer Beschwerde auch an die Aufsichtsbehörde wenden. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.